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Die Taktgeberin

Gregor Patorski

Yvonne Bachmann, Beraterin Abacus, hat die Zeit im Griff.

Yvonne Bachmann

Wie machen Sie Gemeinden effizienter? 
Bachmann: Bei der Einführung von ABACUS Zeit- und Spesenerfassung unterstütze ich Gemeinden dabei, ihre Organisationsstruktur, ihre Prozesse und Regeln optimal in der Lösung abzubilden. Dann geht es auch darum, gemeinsam mit dem Kunden herauszufinden, wo welche Methode des «Stempelns» am besten geeignet ist und die Erfassung erleichtert. Möglich ist klassisches Badgen mit einem stationären iPad-Terminal, mobiles Badgen mittels App, via Mitarbeiterportal im Browser oder eine Kombination dieser Möglichkeiten.

Weshalb lohnt sich eine moderne Zeiterfassung? 
Bachmann: Dank der verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten funktioniert eine zeitgemässe Zeiterfassung medienbruchfrei und ohne Papier. Dadurch werden zuvor manuelle Prozesse automatisiert und die Wege der Kommunikation zum und vom Personalbüro fallen weg. Dies führt zu Zeitersparnissen und zu höherer Effizienz. Medienbruchfrei bedeutet aber auch, dass die eingegebenen Zeiten und Saldi sofort auf allen Geräten zur Verfügung stehen. Ausserdem macht eine moderne Zeiterfassung auch Spass!

Worauf muss man bei der Einführung besonders achten? 
Bachmann: Anders als bei Fachlösungen mit zwei, drei betroffenen Anwendenden betrifft die Zeiterfassung alle Mitarbeitenden einer Verwaltung oder Unternehmung. Auch hat sie innerhalb der Belegschaft einen extrem hohen Stellenwert. Die eigene Zeit ist etwas Persönliches. Entsprechend sensibel reagieren Mitarbeitende, wenn man die Zeiterfassung ändert. Deshalb ist es enorm wichtig alle Mitarbeitenden abzuholen, wenn man ein bestehendes System ablöst, indem man individuell schult und so Widerstände abbaut. Die Zeit, die man hier investiert, spart man hinterher. Die Nutzung des neuen Systems sollte verbindlich für alle gelten, um manuelle Nacherfassungen auszuschliessen.