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«Mit Abraxas hat Hoval das Richtige erarbeitet» Internationaler Rollout

Gregor Patorski

Die Herausforderungen für Hoval waren mannigfaltig. Es galt, über 1000 Windows-Clients in insgesamt 13 Ländern mit 25 Standorten auszurollen. Abraxas hat die Liechtensteiner Heizungs- und Klimaspezialisten dabei unterstützt.

Michael Täschler, Leiter IT Hoval-Gruppe
Michael Täschler, Leiter IT Hoval-Gruppe

Hoval zählt international zu den führenden Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Mit mehr als 75 Jahren Erfahrung und rund 2200 Mitarbeitenden in 15 Gruppengesellschaften ist Hoval weltweit vertreten. Mit dem Ziel, verschiedene Sprachen, Länder und Kulturen zu standardisieren, hält die Internationalität von Hoval unzählige Herausforderungen für ein IT-Projekt bereit, bei dem Abraxas Informatik AG tatkräftige Unterstützung geboten hat.

Projektplan entscheidend
Ziele des Projekts waren – über alle Ländergesellschaften hinweg – einerseits die Vereinheitlichung der Windows-Release-Stände und andererseits die Bereinigung des Applikations-Portfolios. Drittens und daraus abgeleitet waren Konzeption und Einführung eines stabilen Betriebsprozesses, welcher es Hoval ermöglicht, künftige Upgrades in Eigenregie durchzuführen. Slavisa Bogicevic, Leiter IT Service Desk & Workplace Management bei Hoval, betont die Wichtigkeit der Projektplanung und der einzelnen Phasen. «Der Vorschlag mit Vor-Pilot, Pilotphase, früher Rollout-Phase und dann dem Gesamt-Rollout kam ursprünglich von Abraxas.» Mit den Vor-Piloten konnte das Business in die Pflicht genommen werden: Es wurden Rollout-Verantwortliche definiert, welche für die Tests von virtuellen Maschinen der künftigen Standard-Clients beigezogen wurden. «Dieses Vorgehen hat uns in allen Ländern eine hohe Benutzerakzeptanz gebracht und den Release-Prozess etabliert.»

Heute wissen wir: Mit Abraxas haben wir das richtige Konzept erarbeitet.
Michael Täschler

Standardisierung des Windows-Lifecycle
Michael Täschler, Leiter IT der Hoval-Gruppe, nennt auch die Standardisierung als eine der grossen Herausforderungen: «Das Projekt folgte dem Credo, dass Software einheitlich und nur noch automatisiert installiert wird.» Zuvor waren die Installationen von Hand gemacht worden. Und in jeder Ländergesellschaft unterschiedlich. Stand heute wird nur noch – bis auf ganz wenige Ausnahmen – automatisiert installiert. «Heute wissen wir: Mit Abraxas haben wir das richtige Konzept erarbeitet. Denn nur mit einer automatisierten und reproduzierbaren Installation lässt sich die Menge an anfallendem Aufwand noch bewältigen.»

Slavisa Bogicevic, Leiter IT Service Desk & Workplace Management bei Hoval
Slavisa Bogicevic, Leiter IT Service Desk & Workplace Management bei Hoval

Effizienzsteigerung
Vor der Einführung des Windows-Lifecycle habe das Aufsetzen eines neuen Geräts im Schnitt acht Stunden Arbeits- und rund zwei Tage Durchlaufzeit beansprucht, berichtet Täschler. Hochgerechnet auf das gesamte Unternehmen werden pro Lifecycle rund 270 Arbeitstage pro Jahr eingespart. Hinzu kommt die Effizienzsteigerung von rund 90 Arbeitstagen im regulären IT-Betrieb. Der Benefit, welchen das Business hat, weil es überhaupt nicht beeinträchtigt wird, ist hier noch nicht eingerechnet.

Staging und Rollout: Ein eingespieltes Team
Auch in der Vorbereitung des Rollout-Handlings konnte Abraxas seine Stärken ausspielen, dies bestätigt auch Michael Täschler: «Wenn es ums Staging der Geräte geht, wenn es um die Masse geht, hat Abraxas gezeigt, dass sie sehr effizient sind.» Kleinste Details, wie zum Beispiel der Stehplatz eines Kartons, die im Einzelfall vielleicht eine Minute Zeitverlust bedeuten, kosten hochgerechnet auf alle Clients Stunden, wenn nicht Tage. «Hier wurde für uns offensichtlich: Das ist ein eingespieltes Team. Das funktioniert top.» Das Projekt war gemäss Täschler also nicht hinsichtlich Grössenordnung Neuland für Abraxas, sondern aufgrund der Internationalität: «Hier haben wir gemerkt, Abraxas muss die Komfortzone verlassen und neu denken.»

Eine dieser Herausforderungen war es, einen Floorwalker-Service für alle Hoval-Mitarbeitenden anzubieten. Die Floorwalker von Abraxas führten jeweils kurz vor den Rollouts Schulungen in Deutsch, Englisch und Italienisch durch. Nach dem Rollout waren sie die ersten Ansprechpersonen, die den Mitarbeitenden bei Problemen mit den neuen Clients zur Verfügung standen und wo notwendig Incidents aufnahmen und weiter koordinierten. Dank diesem Vorgehen konnte eine minimale Ausfallzeit pro Mitarbeitendem garantiert werden.

Das vorgeschlagene Vorgehen hat uns in allen Ländern eine hohe Benutzerakzeptanz gebracht.
Slavisa Bogicevic

Beeindruckende Bilanz
Unter dem Strich bedienten die Rollout-Teams 25 Niederlassungen in 13 Ländern: die Schweiz mit sieben Standorten, Frankreich mit deren zwei, Liechtenstein, Italien, Grossbritannien, Deutschland und Österreich mit je fünf Standorten. Abschluss bildete der Osten Europas mit Rollouts in der Slowakei (an zwei Standorten), in Polen, Tschechien, Bulgarien, Kroatien und Rumänien. Insgesamt umfasste der Outsourcing-Auftrag rund 1120 Clients sowie 145 Monitore. Inklusive Vorbereitung, Koordination, Installation, Schulungen und Reisetätigkeiten hat das Projekt seitens Abraxas rund 5000 Stunden beansprucht.

Entscheidend für den Projekterfolg: Ein passender Projektplan.
Entscheidend für den Projekterfolg: Ein passender Projektplan.