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«08/15 für die Zeiterfassung genügt nicht»

Gregor Patorski, Marc Landis

Wer von effizienten Prozessen spricht, denkt in erster Linie häufig an die Zeitersparnis, die man dank Optimierungen in den Abläufen erreichen kann. Dass dies aber nicht der einzige Vorteil ist, zeigt das naheliegende Beispiel Zeiterfassung. Hierbei unterstützt das Abacus-Team bei Abraxas Verwaltungen und Unternehmen, die Chancen der Zeit zu packen.

Grund 4: Effiziente Prozesse für mehr freie Ressourcen

Das Gesetz verlangt die systematische Erfassung der Arbeitszeit. Auf dem Markt hat sich unter anderem die integrierte Zeit-, Spesen- und Leistungserfassung von Abacus etabliert. Seit gut zwei Jahren führt Abraxas beinahe das gesamte Produkte-Portfolio von Abacus im Angebot. Ein Team von gut zwei Dutzend Abacus-Spezialist*innen bei Abraxas unterstützt Unternehmen und auch verstärkt Städte und Gemeinden bei der Einführung der diversen Fachlösungen der Wittenbacher Softwareschmiede – so auch im Bereich der Zeit- und Spesenerfassung.

Durchdacht und umfassend
Die Abacus-Fachlösung bietet verschiedene Möglichkeiten zur Erfassung und zum Stempeln: via App, im Browser, mittels Badge oder Smartphone. Sie kann flexibel an die individuellen Anforderungen der Kunden – Arbeitszeitmodelle, Prozesse und Organisationsstrukturen – angepasst werden. Dank der Prozessautomatisierung von Buchungen und Antragsvisierungen reduziert die Lösung den administrativen
Aufwand für die Zeiterfassung und trägt so zur Entlastung von Verwaltungen und Unternehmen bei. Umfassende Datenauswertungen auf Knopfdruck runden den Funktionsumfang ab.

Praxiserprobt in Privatwirtschaft …
Das Abacus-Team bei Abraxas bringt eine breite Erfahrung bei der Einführung von Abacus Zeiterfassung bei diversen Unternehmen mit. Dazu zählt zum Beispiel auch das Lyceum Alpinum in Zuoz. Zwei Punkte sind für Roman Grossrieder, Leiter Finanzen und Dienste des Lyceum, entscheidend: «Erstens das breite Abacus-Know-how bei Abraxas und zweitens das Eingehen auf die spezifische Situation bei einem Kunden, das es erlaubt, vorhandene Abläufe einer Organisation effizient und umfassend in eine digitalisierte Welt zu transferieren.»

Digitalisierungs-Projekte brauchen Flexibilität bei den Mitarbeitenden, beim System und beim Partner.
Pascal Eichmann, Leiter Finanzen und Steuern Stadt Bischofszell

… und öffentlicher Hand
Auch Städte und Gemeinden konnten sich bereits von der Kompetenz des Abacus-Teams bei Abraxas überzeugen. Zum Beispiel Bischofszell. Die Rosenstadt im Kanton Thurgau war 2019 Pilotkunde im Gemeindeumfeld für die Einführung von Abacus Lohn und Abacus Zeiterfassung. Oberstes finanzielles Ziel für eine Verwaltung ist es, die öffentlichen Aufgaben mit einer möglichst geringen Steuerbelastung für die Einwohner zu erfüllen, ist Pascal Eichmann, Leiter Finanzen und Steuern der Stadt Bischofszell, überzeugt. «Wirtschaftliche Prozesse sind hier ein zentraler Erfolgsfaktor.» Die Abläufe bei der Zeiterfassung galt es in Bischofszell zu verbessern: «Wir haben zuvor mit Excel gearbeitet, alles war sehr händisch», berichtet Eichmann. «Wir hatten ganz viele manuelle Arbeitsschritte im Prozess, die mit vielen nicht produktiven Stunden verbunden waren.» Dieses Effizienzpotenzial konnte die Stadt dank Abraxas jetzt ausschöpfen. «Wir haben alle unsere Ziele erreicht: Wir wollten mehr Automatisierung, wir wollten einen weiteren Schritt ins digitale Zeitalter gehen, und wir wollten unsere Prozesse effizienter gestalten.» Auf rund 40 bis 50 Stunden pro Jahr beziffert Eichmann die Zeitersparnis durch die digitale Zeiterfassung. Diese sei vor allem im HR spürbar. Die Vorteile für die Mitarbeitenden liegen dabei in erster Linie nicht beim Stempeln, sondern in der Verfügbarkeit von tagesaktuellen Ferien- und Überstundensaldi – was auch stark zur Akzeptanz beigetragen habe.

Worauf es ankommt: Flexibilität
Für Eichmann waren drei Faktoren entscheidend für den Erfolg, die er als Learnings aus dem Projekt mitnimmt. Es braucht Flexibilität bei den Mitarbeitenden, beim System und beim Partner. Indem man die Mitarbeitenden früh ins Projekt einbezieht und ihnen die Ziele erklärt, schafft man die Bereitschaft, sich auf etwas Neues einzulassen. Zweitens muss sich die gewählte Lösung auf die vorhandenen Rahmenbedingungen einstellen können. «Man kann nicht einfach ein 08/15-System nehmen und über eine Organisation drüberstülpen. Dieses muss man anpassen können. Das kann man mit der Abacus Zeiterfassung gut machen – beispielsweise bei unseren verschiedenen Zeitmodellen.» Drittens braucht es einen innovativen und flexiblen Partner, der immer eine Lösung zu finden versucht und diese nicht von vornherein ausschliesst: «Diesen Partner haben wir in Abraxas gefunden.»