Wie die Verwaltung von der elektronischen Betreibung profitiert

Im Interview berichten uns drei Vertreter der Stadt St.Gallen wie dank der laufenden Integration des Standards in alle betroffenen Abraxas-Applikationen die Kommunikation zwischen Gläubigern und Betreibungsämtern vereinfacht wird. Am Roundtable-Gespräch nehmen teil: Bogdan Todic, Leiter Betreibungsamt, Sascha Mäder, Teamleiter Inkasso bei der Dienststelle Finanzen und Manuel Bärlocher, Teamleiter beim Steueramt.

Um die Grundlagen für unser Gespräch zu legen: Wofür steht das Kürzel eSchKG eigentlich?

S. Mäder: Das «e» steht für elektronisch. Und «SchKG» heisst Schuldbetreibungs- und Konkurs Gesetz. Gemeint ist damit der elektronische Datenaustausch zwischen dem Gläubiger und dem Betreibungsamt.

B. Todic: Das SchKG ist eines der ältesten Gesetze in der Schweiz. Seit 1892 gibt es dieses Gesetz, es ist also über 125-jährig. Die Schweizer Zivilprozessordnung verpflichtet die Ämter seit dem 1. Januar 2011  Eingaben auch elektronisch entgegenzunehmen. Im Schuldbetreibungs- und Konkursbereich geht es also nicht einfach nur um irgendwelche signierten PDFs, sondern um die strukturierte Entgegennahme, Weiterverarbeitung und Zurverfügungstellung der Daten. Prägnant gesagt geht es um einen Teil der Digitalisierung im Betreibungswesen.

Was war die Motivation für Sie respektive ihr Amt, eSchKG überhaupt im Angebot zu haben?

B. Todic: Einerseits müssen wir, wie bereits erwähnt, von Gesetzes wegen. Andererseits ist es das Thema, das alle beschäftigt: Das Streben nach Effizienzgewinn. Wir haben in jedem unserer Geschäftsfelder eine stete Zunahme, erhalten aber nicht in gleichem Ausmass zusätzliches Personal. In so einem Umfeld müssen wir Wege finden, um unsere Aufgaben dennoch bewältigen zu können. Indem wir die Daten strukturiert angeliefert erhalten, können wir natürlich gewisse Ressourcen einsparen. Das ermöglicht es uns unsere Arbeit mit den Schuldnern anspruchsgruppengerecht abzuwickeln. Seit der Einführung von eSchKG im Jahr 2011 haben wir eine Geschäftsfallzunahme von 15 %, gleichzeitig haben wir aber weniger Personal als dannzumal. Das müssen wir irgendwie bewältigen können. Und dabei hat uns eSchKG entscheidend geholfen.

M. Bärlocher: Für uns beim Steueramt geht es als Gläubiger um Ähnliches wie beim Betreibungsamt: Dass die Daten elektronisch kommen und dass wir nicht mehr aufs Papier angewiesen sind. Der grosse Nutzen ist, dass wir keine Medienbrüche mehr haben. Bis anhin war der ganze Betreibungsprozess von unserer Seite aus sehr stark vom Papier abhängig: Wir haben die Betreibungsbegehren ausgedruckt, ebenso die Fortsetzungsbegehren, es mussten Unterschrift und Stempel drauf, dann wurden diese ans Betreibungsamt geschickt. Das ist mit eSchKG um einiges einfacher geworden, dadurch dass es elektronisch abgewickelt werden kann. Das ist der grosse Nutzen: Es gibt keinen Medienbruch mehr, man hat die Daten strukturiert ins System angeliefert bekommen und muss sie nicht mehr manuell erfassen.

S. Mäder: Auch bei uns bei den Finanzen ist ganz klar die Effizienzsteigerung der grosse Treiber: Wir können alles elektronisch austauschen. Arbeitsschritte wie das ganze Scanning fallen weg. Fehlerquellen sind reduziert, weil alles elektronisch abgewickelt werden kann. Dass zudem in Bundesbern von einer Strafgebühr von fünf Franken gemunkelt wird für jedes auf Papier eingereichte Betreibungsbegehren, war sicher auch eine weitere Motivation für die Umstellung auf eSchKG.

Können Sie ein Beispiel für einen Arbeitsschritt nennen, der jetzt entfällt?

S. Mäder: Früher haben wir den Zahlungsbefehl erhalten, mussten diesen einscannen und die entsprechenden Massnahmen manuell erfassen. Man musste die Betreibungsnummer erfassen, die Kosten eingeben und erfassen, ob Rechtsvorschlag erhoben wurde oder nicht. All diese Schritte entfallen jetzt natürlich: Heute kommt der Zahlungsbefehl elektronisch und all diese Daten sind bereits schon eingegeben.

Wie schwierig war die Umstellung auf eSchKG? Mussten Sie dafür speziell organisatorische Anpassungen vornehmen?

B. Todic: Wir waren ja vom ersten Tag an mit dabei. Und wie es so ist bei einer IT-Lösung funktionierte am Anfang noch nicht alles so, wie es sollte. Es waren aber damals auch noch nicht so viele Fälle. Wir waren aber verpflichtet und wir waren darauf angewiesen, dass die vormalige VRSG und heutige Abraxas uns das Tool so liefert, dass es auch funktioniert. Selbstverständlich waren Anpassungen an unseren internen Prozessen notwendig. Da waren wir gefordert. Diese Entwicklung liess sich aber nicht von Anfang an voraussagen: Wir mussten unsere Prozesse fortlaufend überdenken, optimieren und wieder anpassen.

Das heisst es war eher ein schrittweises Vorgehen und kein harter Bruch?

B. Todic: Das ist so. Das ganze Projekt eSchKG ist schrittweise eingeführt worden und wird jetzt auch schrittweise weiterentwickelt. Die Projektleitung ist beim Bundesamt für Justiz angesiedelt. Im Betriebsausschuss sind sowohl Betreibungsämter als auch Gläubiger involviert und es werden Spezifikationen erstellt, die festlegen, was als Nächstes umgesetzt werden soll. 

War es im Steueramt und Finanzen auch ein schrittweises Vorgehen oder fand die Einführung von einem Tag auf den anderen statt?

M. Bärlocher: Wir haben eSchKG erst im November 2018 eingeführt. In diesem Sinne war es schon ein harter Bruch, aber der eigentliche Betreibungsprozess hat sich dadurch nicht verändert. Er findet jetzt einfach auf dem elektronischen Weg statt. Innerhalb unseres Systems verarbeiten wir die Fälle ziemlich ähnlich.

S. Mäder: Auch bei der Verlustscheinbewirtschaftung bei den Finanzen hat es so einen organisatorischen Bruch gegeben: Wir haben im Sommer 2017 umgestellt. eSchKG spielt eine wichtige Rolle fürs Tagesgeschäft. Ich muss jetzt viel weniger Zeit für die Betreibungen investieren. Vor allem das Scannen hat früher enorm viel Ressourcen gefressen.

Von welcher Grössenordnung sprechen wir hier? Wie viel Zeit sparen Sie dank eSchKG?

S. Mäder: Im Prozess erhalten sie einen Zahlungsbefehl, eine Pfändungsurkunde und einen Verlustschein. All diese Dokumente müssen sie einscannen und eine Massnahme dazu erfassen. Pro Fall schätze ich die Ersparnis auf gut fünf Minuten.

Zusammenfassend liegt der Nutzen und Mehrwert von eSchKG also in Effizienzsteigerungen und Zeiteinsparungen. Lässt sich dieser Mehrwert generell in Zahlen fassen?

B. Todic: Es sind hier zwei Aspekte, von denen wir sprechen. Einerseits ist es die Effizienz. Aber andererseits, was wir nicht aus den Augen verlieren dürfen, ist es auch die Qualität. Dadurch, dass die Daten in elektronischer Form angeliefert werden, haben wir heute einfach keine Fehlerquelle, keinen Medienbruch mehr. Früher musste man ganze Aktenbeigen manuell abschreiben und hat dafür Lehrlinge eingesetzt. Da gab es ab und an einen Fehler. Mit eSchKG hat man das eliminieren können. Zur Effizienz: Ich habe vorher erwähnt, dass wir heute 15% mehr Betreibungen haben als 2011 bei der Einführung von eSchKG. Das entspricht bei uns ungefähr drei Vollzeitstellen. Wir bewältigen diese 15% mehr Fälle mit weniger Personal als dannzumal. Wir haben also in diesem Zeitraum dank eSchKG 15 bis 20 % Effizienzsteigerung realisieren können.

M. Bärlocher: Wenn ich ähnlich hochrechne wie Herr Mäder, dann komme ich in unserem Fall durch das Wegfallen der Zeit, die früher für das Buchen der Betreibungskosten aufgewendet werden musste, auf rund 100 Stunden Zeitersparnis pro Jahr. Handgelenk mal Pi entspricht das einem 5-Prozent-Pensum.

Wenn wir jetzt anfangen, eine Gesamtsicht zu entwickeln: Gibt es so etwas wie einen gegenseitigen Mehrwert dadurch, dass die Ämter jetzt vernetzt sind durch eSchKG?

S. Mäder: Das Betreibungsamt hat sicher mehr Ressourcen, um den Schuldner besser einzuvernehmen. Das ist sicher auch im Interesse der Gläubiger. Unter dem Strich interessiert den Gläubiger, wie viel Geld kann realisiert werden. Wir sind natürlich auch happy, wenn das Betreibungsamt mehr Ressourcen hat, um Recherchen zum Schuldner vorzunehmen.

M. Bärlocher: Es profitieren sicher beide Seiten. Die Qualität der Daten ist besser durch eSchKG, weil es keinen Medienbruch mehr gibt und die Daten direkt verarbeitet werden. Das merken sowohl Gläubiger wie auch Betreibungsamt.

B. Todic: Ein Beispiel vom Nutzen für beide Seiten ist das Thema der sogenannten Sachstandsabklärungen. Früher hat man da Papier hin- und hergeschickt, wenn es bei einem Fall etwas länger gegangen ist, wenn man den Schuldner nicht erwischt hat, hat der Gläubiger bei uns angefragt «Ja, was ist denn mit dem Fall?». Und wir mussten darauf antworten. Heute läuft auch das über eSchKG automatisch: Der Gläubiger kann elektronisch eine Sachstandsanfrage machen und erhält automatisch – ohne dass wir etwas machen müssen – den Sachstandsbericht.

Wir haben hier eine spezielle Situation: Drei Ämter einer grossen Stadt. Wenn jetzt eine kleine Gemeinde kommt und sagt: Ihr da von der Stadt könnt gut reden, für uns lohnt sich das gar nicht, so etwas einzuführen, was würden sie dieser kleinen Gemeinde entgegnen?

B. Todic: Bei einer kleinen Gemeinde liegt die Verantwortung für das Betreibungswesen meist bei einer einzigen Person, weshalb auch diese auf einen Effizienzgewinn angewiesen ist, um der stetigen Geschäftsfallzunahme Herr werden zu können. Insofern haben auch keine Gemeinden einen Nutzen daraus.

Effizienz ist aber nur ein Aspekt. Als Arbeitgeber müssen sie auch einen anderen Gesichtspunkt berücksichtigen: Sie müssen für die Arbeitnehmer attraktiv bleiben. Die junge Generation will mit den modernsten Mitteln arbeiten – und dazu gehört eSchKG.

Eine kleine Gemeinde muss das ja auch zahlen können. Diese Fachapplikationen sind ja nicht gratis. Ab welchem Volumen, ab welcher Anzahl von Betreibungen lohnt sich eSchKG für eine Gemeinde?

S. Mäder: Ich sehe es ähnlich wie Herr Todic. Eigentlich sollte man sich der Digitalisierung nicht verschliessen. Unter dem Strich lohnt es sich definitiv. Wenn ich nur wenige Fälle habe, dann lohnt sich natürlich eine aktive Bewirtschaftung gar nicht. Das ist aber eine ganz andere Situation. Dann sollte man Synergien bündeln und vielleicht Ämter in der Region zusammenschliessen oder eine gemeinsame Bewirtschaftung aufgleisen.

B. Todic: Bei uns in der Stadt St. Gallen sind Sie in der Höhle des Löwen. Das Preismodell der Abraxas ist auf die kleinen Gemeinden zugeschnitten, weil sie nicht Lizenzkosten verrechnen, sondern Gebühren pro Fall erheben. Das kommt natürlich kleinen Gemeinden sehr entgegen.

Um unser Gespräch abzurunden: Könnten Sie sich eine Welt ohne eSchKG noch vorstellen?

B. Todic: Diese Welt gibt es: Irgendwo am Karibikstrand auf dem Katamaran brauche ich kein eSchKG. Spass beiseite: Im Geschäftsleben gibt es keinen Grund für mich darauf zu verzichten. Gemäss Bundesamt für Justiz ist eSchKG das erfolgreichste Digitalisierungsprojekt beim Bund. Zum Vergleich: Es gibt in der Schweiz immer noch Grundbuchämter, die das Grundbuch auf Papier führen. Auch bei den Steuern werden bloss ungefähr 50 % elektronisch eingereicht. Im eSchKG-Bereich sind wir innert zehn Jahren bei drei Viertel aller Fälle angelangt, die elektronisch abgewickelt werden und verhältnismässig wenige Probleme machen. Es ist ein erfolgreiches Projekt und insofern hat es auch absolut seine Daseinsberechtigung. Niemand will darauf verzichten.

Wir stellen auch fest, dass immer mehr Gläubiger aufspringen – mittlerweile auch kleinere Gläubiger. Am Anfang waren es nur die Grossen: Inkassobüros, Krankenkassen, Steuerverwaltungen. Heute haben wir auch KMU-Betriebe mit eSchKG-Anschluss, die vielleicht nur 50 Betreibungen im Jahr haben. Aber die sehen für sich auch Mehrwert und das spricht für das Projekt als solches.

Können Sie beide das aus Gläubigersicht auch bestätigen? Ist eSchKG für Sie unverzichtbar?

S. Mäder: Auch ich würde es jetzt nicht mehr hergeben wollen. Bei der Einführung von eSchKG in VI gab es noch viele Kinderkrankheiten – auch seitens des eSchKG-Standards. Aber jetzt ist es auf einem guten Stand. Ich bin zufrieden. Natürlich gibt es Verbesserungspotential, aber es ist kein Vergleich zu vorher.

M. Bärlocher: Bei uns ist eSchKG relativ neu. Wir arbeiten gerade mal ein Jahr damit. Es hat zwar noch Kinderkrankheiten, aber der 0815-Fall läuft problemlos durch. Das Testen der Schnittstellen zu SN war bei der Einführung sehr aufwändig. Der Nutzen überwiegt und wird in Zukunft noch mehr überwiegen. Da bin ich davon überzeugt. Aber wir müssen weiter dranbleiben und Verbesserungen anstreben.

Haben Sie noch ein Schlussstatement, eine Botschaft die Sie mir für Abraxas oder für interessierte Gemeinden auf den Weg geben wollen?

S. Mäder: Grundsätzlich schätze ich die Zusammenarbeit mit dem VI-Team von Abraxas, mit Peter Looser und Stefan Näf. Der Austausch untereinander ist sehr gut. eSchKG ist eine sehr gute Geschichte und wir sind froh, dass wir es haben.

M. Bärlocher: Ich bin auch dieser Meinung. Und nachdem die Kinderkrankheiten ausgebügelt sind, werden wir einen noch grösseren Nutzen daraus ziehen können.

B. Todic: Eine Feststellung an die Adresse der Gemeinden: Es ist natürlich so, dass bei uns einfachere Arbeiten durch eSchKG verschwinden. Ich höre von Kollegen auf kleinen Gemeinden immer wieder, dass sie jetzt weniger Arbeiten für die Lernenden haben. Unter dem Strich ist es aber doch so, dass man mehr Ressourcen für qualitativere Arbeiten hat. Und im Grunde ist ja genau das ein Ziel von Digitalisierung! Das Ziel der Zwangsvollstreckung ist es, den Gläubigern möglichst viel einzubringen. Je mehr Ressourcen man in die Arbeit mit den Schuldnern und die eigentliche Vollzugstätigkeit investieren kann, umso höher fällt der Erlös für die Gläubiger aus.