1. Teure lokale Infrastruktur
Gemeinden, die ihre Serverlandschaft noch selbst betreiben, müssen in Räume, Klimatisierung, Stromversorgung, Hardware und Betrieb investieren. Diese fixen Kosten sind hoch – bei gleichzeitig sinkender Flexibilität. Der Wechsel zu Microsoft 365 – ob im hybriden Modell oder vollständig in die Cloud – erlaubt eine deutliche Entlastung: weniger Hardware, weniger Wartung, weniger Aufwand.
Trotzdem empfinden viele Gemeinden diese Investition in M365 als teurer, weil der direkte finanzielle Mehrwert im Vergleich zur bestehenden Lösung oft nicht unmittelbar sichtbar ist. Der Nutzen liegt in der langfristigen Entlastung und Modernisierung – nicht in kurzfristigen Einsparungen.
2. Datenschutz und IT-Sicherheit
Gerade in der öffentlichen Hand sind sensible Daten an der Tagesordnung – etwa im Sozialwesen oder bei Einwohnerdiensten. Die Sicherheitsstandards, die bei lokal betriebenen Lösungen eingehalten werden müssten, sind für viele Gemeinden kaum noch tragbar. M365 bietet moderne Sicherheitsarchitekturen, zentrale Zugriffskontrollen und wird laufend aktualisiert.
3. Lifecycle: Die IT-Erneuerung kommt sowieso
Die meisten Gemeinden erneuern ihre IT alle fünf bis sechs Jahre. Dieser natürliche Lifecycle ist der häufigste Anlass, um bestehende Strukturen zu hinterfragen. Wer ohnehin neu investieren muss, entscheidet sich vermehrt für ein modernes, zukunftsfähiges System wie M365 – und nutzt die Gelegenheit, um die digitale Arbeitswelt zu vereinfachen.
Doch genau hier zeigt sich auch ein verbreitetes Problem: Viele Gemeinden fühlen sich durch den Lifecycle-Wechsel zum Handeln gezwungen, ohne den konkreten Mehrwert des Wechsels zu erkennen. Die Art des zukünftigen Zusammenarbeitens mit M365 ist oft unklar, und fehlende Use Cases führen zu Unsicherheit und Zurückhaltung.
4. Zugriff & Zusammenarbeit
Der Wunsch nach orts- und geräteunabhängigem Arbeiten ist spätestens seit der Corona-Pandemie Realität geworden. Microsoft 365 ermöglicht den sicheren Zugriff auf Dokumente und Anwendungen – ob vom Büro, vom Home-Office oder mobil unterwegs. Mitarbeitende können effizienter zusammenarbeiten, unabhängig von Zeit und Ort.
Zudem schafft M365 mit Tools wie Teams, SharePoint oder Planner eine moderne Kollaborationskultur – intern wie extern. Dokumente werden gemeinsam bearbeitet, Informationen in Echtzeit geteilt, Kommunikationswege verkürzt. Gerade in föderalen Strukturen mit Schnittstellen zu Kanton oder Drittdienstleistern ein entscheidender Vorteil.
Doch auch hier gilt: Wenn Gemeinden keine konkreten Use Case kennen, wie diese Zusammenarbeit aussehen kann, bleibt der Nutzen abstrakt. Umso wichtiger ist es, greifbare Szenarien und Schulungsangebote bereitzustellen, um die Potenziale sichtbar zu machen.
5. Moderne IT gegen den Fachkräftemangel
Gemeinden haben Mühe, qualifizierte junge Mitarbeitende zu finden. Viele Schulabgänger:innen und Hochschulabsolvent:innen sind moderne Tools aus Ausbildung und Praktika gewohnt – und erwarten diese auch am Arbeitsplatz. Wer noch mit veralteten Systemen arbeitet, hat es schwer, als attraktive Arbeitgeberin wahrgenommen zu werden. Ein Wechsel auf M365 ist deshalb auch ein Signal: Wir arbeiten modern, flexibel und zukunftsorientiert.
Fazit: Wenn der Druck steigt, braucht es Orientierung – nicht nur Technologie
Gemeinden steigen nicht leichtfertig auf Microsoft 365 um – der Schritt ist oft das Ergebnis konkreter Probleme. Externe Faktoren zwingen zum Wechsel: Sicherheitsanforderungen, veraltete Infrastruktur oder Nachwuchsprobleme. Wer Microsoft 365 erfolgreich einführen will, braucht deshalb mehr als nur Technik: Es braucht klare Szenarien, gezielte Schulung, kommunikative Begleitung – und das Verständnis dafür, wo eine Gemeinde heute steht. Nur so wird der Wechsel zur Chance, nicht zur Überforderung.
