M365 Hybrid-Outsourcing

Doris Koller, EDV-Verantwortliche der Gemeinde Uznach, im Interview. (Video: Louis Schöb)

Die Einführung von M365 in der Gemeinde Uznach war keine spontane Entscheidung: Seit Jahren setzt die Gemeinde auf das Outsourcing-Modell von Abraxas und profitierte bereits von den angebotenen Rechenzentrumsservices. Mit der Coronapandemie wurde jedoch deutlich, dass Mitarbeitende auch von zu Hause aus flexibel arbeiten können müssen. «Corona hat uns die Dringlichkeit vor Augen geführt – fast alle Mitarbeitenden waren auf stationäre PCs angewiesen und konnten nicht von zu Hause aus arbeiten», erklärt Doris Koller, EDV-Verantwortliche der Gemeinde Uznach.

Ich fühle mich sicher, weil ich auf Unterstützung von Abraxas zählen kann. Doris Koller, EDV-Verantwortliche Uznach

Ein durchdachter Roll-out

Die Einführung von M365 wurde gemeinsam mit Abraxas sorgfältig geplant, um sicherzustellen, dass die Anforderungen der Gemeinde und die Erwartungen der Mitarbeitenden erfüllt werden. «Es braucht eine interne Ansprechperson auf der Gemeinde, damit die Koordination klappt.»

Die technischen Vorbereitungen waren umfassend und ermöglichten einen reibungslosen Rollout der rund 60 neuen Arbeitsplätze. «Abraxas hat uns Schritt für Schritt begleitet, von den ersten Abklärungen bis zum Roll-out», so Koller. Am Montag nach der Einführung lief alles stabil – kleinere Rückfragen wurden durch die Floorwalker von Abraxas umgehend geklärt. «Einzig die Applikation des Standesamts funktionierte nicht richtig – aber wer heiratet schon am Montag.» Bis Ende Woche war aber auch dieses Problem behoben.

Gemeinde Uznach SG

M365 Hybrid-Outsourcing

Uznach ist Abraxas-Kundin seit 2011 und lässt 56 Outsourcing-Arbeitsplätze betreiben. Die Leistungen von Abraxas sind dabei: Einführung und Betrieb M365 Hybrid-Outsourcing inklusive Arbeitsplatz-Hardware im Mietmodell, Datenablage in den Rechenzentren von Abraxas und M365 Public Cloud inklusive E-Mail-Postfächer.

Uznach liegt im Herzen der Region Zürichsee-Linth. Das Gemeindehaus steht im historischen Zentrum des im Jahr 741 erstmals erwähnten Städtchens. Uznach zählt rund 7'000 Einwohner.

Positive Veränderungen im Alltag

Seit der Einführung von M365 hat sich der Arbeitsalltag in Uznach deutlich verändert: Die Mitarbeitenden profitieren von der gewonnen Flexibilität und nutzen Home-Office-Tage regelmässig. Zudem erleichtert M365 die Zusammenarbeit innerhalb und ausserhalb der Verwaltung erheblich. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Möglichkeit, in Teams zu kommunizieren, ist ein Pluspunkt: «Früher mussten wir Dateien per E-Mail hin und her schicken – jetzt arbeiten wir gemeinsam in Echtzeit an denselben Dokumenten», erklärt Koller.

Herausforderungen und Lernerfahrungen

Die Einführung von M365 erforderte nicht nur technische, sondern auch organisatorische Anpassungen. Neben dem Erstellen eines strukturierten Roll-out-Plans und der Abstimmung mit allen externen Softwareanbietern war das Sensibilisieren der Mitarbeitenden für den sicheren Umgang mit Cloud-Diensten ein Schwerpunkt. Die Verwaltung hat klare Regeln aufgestellt, welche Daten in die Cloud gehören und welche sensiblen Informationen lokal verarbeitet werden müssen. Dies sei ein notwendiger Schritt gewesen, um den Datenschutz zu gewährleisten, so Koller.

Wertvolle Partnerschaft und bewährte Unterstützung

Doris Koller ist überzeugt, dass die langjährige Zusammenarbeit mit Abraxas wesentlich zum Projekterfolg beigetragen hat. «Wir haben gewusst, auf was wir uns einlassen. Ich kann jederzeit beim Service Desk anrufen und weiss, es läuft dann. Ich fühle mich sicher, weil ich auf Unterstützung zählen kann.» Die Einführung von M365 zeigt, wie dank einer verlässlichen Partnerschaft Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich umgesetzt werden können.