PHTG optimiert Dokumentenmanagement mit Abraxas CMI

Bruno Dörig, Projektleiter der PHTG, über die erfolgreiche Einführung von Abraxas CMI (Video: Samuel Näf)

Die Pädagogische Hochschule Thurgau (PHTG) mit Sitz in Kreuzlingen ist mit rund 800 Studierenden die zentrale Institution für die Ausbildung von Lehrpersonen im Kanton Thurgau. Sie deckt die gesamte Bandbreite von der Kindergarten- bis hin zur Gymnasialstufe ab. Neben der Ausbildung engagiert sich die PHTG auch stark in Forschung, Weiterbildung und Dienstleistung.

Als vergleichsweise junge Institution (Gründung 2003) verfügte die PHTG über kein zentrales Geschäftsverwaltungssystem. Verwaltungsunterlagen wurden dezentral auf einem hausinternen Fileserver abgelegt – gewachsen über 20 Jahre, suboptimal strukturiert und ohne verbindliche Metadaten. Rund zwei Millionen Dokumente hatten sich so angesammelt – eine zunehmend unübersichtliche Ausgangslage für eine moderne, compliance-konforme Verwaltung. «Über die Jahre hat sich eine riesige Datenmenge angesammelt. Wir haben eigentlich ständig produziert, aber nur sehr beschränkt gelöscht», sagt Bruno Dörig, Projektleiter der PHTG für die Digitalisierung der Geschäftsverwaltung.

Die Einführung von Abraxas CMI bot die Gelegenheit, diese Ausgangslage grundlegend zu verbessern. Ziel war es, die Geschäftsverwaltung auf eine moderne, strukturierte und archivtaugliche Basis zu stellen. Damit verbunden war der Anspruch, sämtliche geschäftsrelevanten Daten dauerhaft nachvollziehbar und gesetzeskonform zu verwalten. Die Lösung sollte nicht nur technisch überzeugen, sondern auch einen langfristigen Beitrag zur Entlastung der Mitarbeitenden leisten.

Drastische Reduktion: Von 2 Millionen auf 500'000 Dokumente

Die Umsetzung erfolgte bewusst in drei klar getrennten Tranchen. Der Einführungsprozess wurde von einer engagierten, kleinen Projektleitung auf Seiten der PHTG getragen, die mit einem breiten Kreis an Fachvertreterinnen und -vertretern arbeitete. Insgesamt waren über 30 Personen direkt in die Umsetzung involviert – verteilt über die drei Tranchen. Für Bruno Dörig war dabei das strukturierte Vorgehen erfolgsrelevant: «In jeder Tranche haben wir dieselben Workshops durchgeführt. Diese waren wirklich sehr gut strukturiert und wurden von Abraxas auch vorbildhaft geführt.»

In einem ersten Schritt migrierte die PHTG die zentralen Führungsgremien – Hochschulleitung und Hochschulrat – in das neue System. Dieser Pilot war bewusst schlank gehalten, erlaubte aber die Definition von Standards und die sorgfältige Parametrisierung des Systems. Im zweiten Schritt folgte der Bereich der Verwaltungsdirektion, insbesondere Finanzen und Personal. Den Abschluss bildete die dritte Tranche, in der sämtliche Prorektorate inklusive der akademischen Bereiche eingebunden wurden.

Bruno Dörig

Projektleiter PHTG

«Die Workshops mit Abraxas haben uns Sicherheit gegeben.»

Schulungen für die Projektbeteiligten und künftigen Nutzer:innen von Abraxas CMI erfolgten teils in Workshops, teils über selbst entwickelte Online-Module mit Testdaten. Insbesondere die Kombination aus Jour fixes mit Abraxas, praxisnahen Workshops und einem direkten Draht zur Hochschulleitung erwiesen sich als zentrale Erfolgsfaktoren. Die Trennung zwischen geschäftsrelevanten und akademischen Inhalten war dabei ein zentraler Aspekt. «Wir mussten uns beispielsweise die Frage stellen, welche Dokumente aus dem Bereich der Studierenden relevant sind und welche nicht.» Während Lehr- und Forschungstätigkeiten weiterhin dezentral organisiert bleiben, wurden die administrativen Prozesse konsequent in Abraxas CMI überführt.

Bereits vor dem eigentlichen Projektstart hatte die PHTG damit begonnen, ihren Datenbestand kritisch zu überprüfen. Die Zahl der verwalteten Dokumente wurde im Vorfeld der Migration von zwei Millionen auf rund 500'000 reduziert – eine Grundvoraussetzung für eine saubere und effiziente Einführung des neuen Systems. Die strukturierte Ablage nach einem verbindlichen Registraturplan, die Generierung von Metadaten bereits bei der Erstellung von Dokumenten und die automatisierte Steuerung des Dokumentenlebenszyklus ermöglichen eine deutliche Vereinfachung der späteren Ablieferung an das Staatsarchiv.

Auch in die bestehende Systemlandschaft der PHTG wurde Abraxas CMI sinnvoll integriert. Die Datenübernahme aus der Studierendenverwaltung erfolgt selektiv und manuell – etwa bei Abschlussdokumenten wie Diplomen. Im Bereich Finanzen und Personaldaten, die in Abacus verwaltet werden, entschied sich die PHTG bewusst gegen eine eigene Schnittstellenentwicklung. Stattdessen setzte man auf die angekündigte Standardintegration seitens der Hersteller, da keine zeitkritische Ablieferung bevorsteht.

Abraxas CMI bringt Effizienzgewinn

Die Resonanz innerhalb der Organisation ist positiv. Zwar wird die neue Logik von Abraxas CMI – mit strukturierter Erfassung, Metadatenpflege und Workflows – als aufwendiger empfunden als die bisherige Fileservernutzung. Doch gleichzeitig wird das System als verlässlicher und zukunftssicherer wahrgenommen. Gerade im Hinblick auf die elektronische Ablieferung an das Staatsarchiv, die seit 2020 obligatorisch ist, zeigt sich der Nutzen deutlich: Während eine händische Prüfung von hunderttausenden Dokumenten kaum realisierbar wäre, übernimmt Abraxas CMI diese Aufgabe weitgehend automatisiert – ein grosser Effizienzgewinn. «Hier nimmt uns CMI mit der Parametrisierung viel Arbeit ab und wir versprechen uns eine deutliche Zeitersparnis», fasst Bruno Dörig zusammen.

Mit Abraxas CMI hat die Pädagogische Hochschule Thurgau ihre digitale Geschäftsverwaltung auf ein neues Fundament gestellt. Die klare Trennung zwischen akademischen und administrativen Daten, die gezielte Vorbereitung, die modulare Einführung und die enge Zusammenarbeit mit Abraxas haben das Projekt zu einem Erfolg gemacht.