CMI FitnessCheck für Maur ZH

Die digitale Transformation erfasst immer mehr Bereiche der öffentlichen Verwaltung. Anstelle von Checklisten und Excel-Files greifen immer mehr Gemeinden zu integrierten Geschäftsverwaltungslösungen. So auch die 11'000-Seelen-Gemeinde Maur ZH am Greifensee: Ab dem 1. Januar 2022 wurde deshalb die GEVER-Lösung CMI mit Abraxas als Integrationspartnerin in der gesamten Gemeindeverwaltung ausgerollt.

Nützliche Kurskontrolle und -korrektur

Ein gutes Jahr nach dem Roll-out wollten die Verantwortlichen wissen: Wo stehen wir? Machen wir alles richtig? Wie können wir uns verbessern? Deshalb wurden zwei Lösungsexpertinnen von Abraxas für einen CMI FitnessCheck beigezogen. Nadine Dell'Olivo, Sachbearbeiterin Präsidiales, ist überzeugt, dass der FitnessCheck von Abraxas, dem sich die Gemeinde ein Jahr nach Einführung unterzog, genau zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt worden ist. «Mit der Zeit entwickeln sich Routinen im Arbeitsablauf – und da schleichen sich manchmal Fehler ein. Ohne Feedback wären diese wohl unentdeckt geblieben.»

Der Abraxas Fitness-Check hat uns gezeigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Das hat Mitarbeitende und Vorgesetzte motiviert! Nadine Dell'Olivo, Sachbearbeiterin Präsidiales, Gemeinde Maur ZH

Digitale Fitness?

Der FitnessCheck von Abraxas dient als Standortbestimmung im Hinblick auf einzelne Fachlösungen. Sei dies nun wie im Fall von Maur CMI oder eine andere Fachlösung aus unserem breiten Angebot. In einem ersten Schritt wird dabei der Einsatz der Applikation vor Ort angeschaut und daraus Optimierungspotenzial aufgedeckt und Handlungsfelder definiert bei Arbeitsabläufen, Verarbeitungsfehler und Parametrierungen. Dank der vermittelten Best Practices können Gemeinden ihre Fachlösungen besser und effizienter nutzen und auch auf zufriedenere, weil befähigte, Mitarbeitende zählen.

Konkreter Nutzen

Auf der Grundlage von Kennzahlen aus CMI konnte Abraxas Optimierungspotenzial aufzeigen. So konnten beispielsweise Geschäftsbezeichnungen aussagekräftiger gemacht werden oder es kam heraus, dass zu viele Geschäfte pendent gehalten wurden, anstatt sie abzuschliessen – was für den Anstoss von Fristen relevant ist. Auch wurden standardisierte Objektvorlagen für Geschäfte, Sitzungen und Dokumente neu erstellt. «Jetzt haben wir einheitliche Geschäfte über die ganze Verwaltung hinweg – die auch nicht mehr ewig offenbleiben», berichtet Dell'Olivo.

Gestaffelte Einführung

Ein wichtiges Take-Away für Dell'Olivo ist eine frühzeitige Einführung der Geschäftsverwaltung innerhalb des Projektteams. So konnten die weiteren Abteilungen bei der flächendeckenden Einführung vom bereits gesammelten Know-how profitieren: «Wir konnten unsere Kolleginnen und Kollegen schulen und supporten». Sie empfiehlt anderen Gemeinden, den FitnessCheck nach Projektabschluss durchzuführen – als Erfolgskontrolle und Feedbackschleife.

Zufriedene Nutzer:innen

Das Fazit in Maur fällt positiv aus: Dank dem CMI Fitness-Check hat die Gemeinde nun einen Standard, der für die gesamte Verwaltung gültig ist. Längerfristig helfen die im Check etablierten Standardgeschäfte, sauber im Prozess zu arbeiten. Zu wissen, dass man im Grossen und Ganzen auf dem richtigen Weg ist, hat Mitarbeitende und Kader gleichermassen motiviert.