Alles im Blick dank Abraxas-Datenbank

Das Migrationsamt des Kantons St. Gallen hat verschiedene Fachlösungen durch eine neue Ausländerdatenbank ersetzt. Die Individualentwicklung von Abraxas bringt mehr Geschwindigkeit und einen besseren Überblick in der täglichen Arbeit. Standardisierte Schnittstellen erleichtern den medienbruchfreien Austausch mit Umsystemen. Erfolgsrelevant für das Projekt waren der Einbezug der Nutzerinnen und Nutzer sowie die klare Detailbeschreibung der Anforderungen. Das Migrationsamt zeigt sich hochzufrieden mit der neuen Lösung.

Von Samuel Näf · 8. Juli 2024

Neben Roland Wagner und Roman Bachmann waren rund 10 weitere Mitarbeitende des Migrationsamts in die Entwicklung involviert. (Foto: Samuel Näf)

Weg vom dokumentenzentrierten Ansatz hin zu einer datenzentrierten Bearbeitung von Ausländergesuchen: So könnte man die Umstellung des Migrationsamts des Kantons St. Gallen auf die neue Ausländerdatenbank beschreiben. Der Entscheid, eine Individuallösung von Abraxas entwickeln zu lassen, wurde durch verschiedene Aspekte auf den Ebenen Bund, Kanton und Migrationsamt beeinflusst. Im Zusammenspiel mit dem «Zentralen Migrationsinformationssystem ZEMIS» des Bundes sowie dem «Personenregister PER» des Kantons St. Gallen – ein weiteres Abraxas-Projekt – profitiert das Migrationsamt künftig vom standardisierten, medienbruchfreien und schnellen Datenaustausch.

Effiziente Umsetzung dank klaren Anforderungen und UX-Einbezug

«Uns war es wichtig, dass die Bedürfnisse der Anwenderinnen und Anwender im Projektverlauf gezielt berücksichtigt werden», sagt Roland Wagner, IT-Projektleiter beim Migrationsamt. Der Lösungsansatz von Abraxas habe daher nebst dem guten Verständnis der Anforderungen besonders mit dem frühen Einbezug von UX-Kompetenzen überzeugt. Im Projekt haben Spezialist:innen von Abraxas die Nutzerinnen und Nutzer bei der täglichen Arbeit vor Ort begleitet und konnten so ein tiefgehendes Verständnis für die Arbeitsweisen und die Anforderungen erhalten. Zur Visualisierung der Anforderungen und Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses wurde ein klickbarer Prototyp erstellt, mit User:innen validiert und fortlaufend verbessert. Davon habe das Endprodukt profitiert, sagt Roman Bachmann, Businessanalyst beim Migrationsamt. Während des Projekts waren rund 12 Mitarbeitende des Migrationsamts St. Gallen beteiligt, der Grossteil davon als Fachspezialist:innen.

Wir haben von Anfang gespürt, dass Abraxas ein nachhaltiges, gutes Produkt liefern wollte! Roland Wagner, IT-Projektleiter beim Migrationsamt St. Gallen

Dank der Involvierung der Nutzerinnen und Nutzer sei die Akzeptanz der neuen Lösung bei den Mitarbeitenden von Anfang an sehr hoch gewesen. Intern wurde zudem regelmässig über das Projekt und den aktuellen Entwicklungsstand informiert. «Ich habe bei allen Mitwirkenden ein hohes Interesse und eine grosse Motivation gespürt», ergänzt Wagner. Dank der agilen Methodik sei eine regelrechte «Entscheidungsfreudigkeit» entstanden.

Besonderes Gewicht lag auch auf der Detailbeschreibung der Anforderungen und den sogenannten Akzeptanzkriterien. Roland Wagner betont: «Hier hat uns Abraxas hervorragend unterstützt. Die klaren Kriterien und Anforderungen haben viel zur Transparenz und zum effizienten Projektfortschritt und nach Auslieferung auch zur guten Qualität der Lösung beigetragen.»

«Wir mussten zuerst eine gemeinsame Sprache finden»

Beim Migrationsamt sei die Sprache eher juristisch geprägt, bei Abraxas eher technisch, sagt Bachmann. Daher musste zuerst ein gemeinsames Verständnis im Projekt gefunden werden. Man habe die Chance genutzt, voneinander zu lernen. «Die Verantwortlichen bei Abraxas haben immer wieder einzelne Aspekte der Lösung hinterfragt und an verschiedenen Ansätzen getüftelt. Davon hat das Projekt insgesamt enorm profitiert», sagt Wagner.

Wir haben keine langen Schulungen gebraucht. Die Kolleginnen und Kollegen haben sich sofort zurechtgefunden. Roman Bachmann, Businessanalyst beim Migrationsamt St. Gallen

Sicherheit im Fokus

Beim Migrationsamt fallen viele besonders schützenswerte Personendaten an. Deshalb ist die Sicherheit der neuen Datenbank zentral. Unter anderem ist die Anwendung deshalb nicht aus dem Internet erreichbar und es finden regelmässige Vulnerability-Scans statt. Abraxas betreibt die Ausländerdatenbank in einem eigenen Kubernetes-Cluster aus den eigenen Rechenzentren.

Alles im Blick: das Endresultat überzeugt

«Nun haben wir endlich alle Informationen im Überblick», meint Roman Bachmann. Die Mitarbeitenden profitieren täglich von einer schnellen Personensuche und einem effizienten Überblick der relevanten Daten zu einer Person. Dank der zentralen Datenbank müssen benötigte Informationen nicht mehr mühsam aus verschiedenen Fachlösungen und Dokumenten im Dossier zusammengetragen werden, sondern sind nun zentral ersichtlich. Das erleichtert die tägliche Arbeit bei Anfragen von Gesuchssteller:innen.

Die Abraxas-Vertreter kamen sofort vor Ort und wir haben gemerkt, dass sie Lust auf das Projekt haben. Das überzeugt! Roland Wagner, IT-Projektleiter beim Migrationsamt St. Gallen