«IKS spart Mittel in massivem Umfang»

«Insgesamt kann festgestellt werden, dass in rund 42 Prozent der untersuchten Fälle das interne Kontrollsystem IKS nicht den Erwartungen des Gesetzgebers entspricht», heisst es in der IKS-Schwerpunktprüfung 2022 der kantonalen Gemeindeaufsicht St. Gallen. Es ist anzunehmen, dass dies keine Sonderfälle sind, zeigt doch eine Schweizer Studie der Universität Bern, dass die Nutzung von IKS-Instrumenten in Gemeinden «noch stark variiert», auch wenn vielerorts seit Corona immer deutlicher wird, dass sich die Risiken in einer Gemeinde gut managen lassen, wenn sie ganzheitlich erfasst worden sind.

Eine moderne Webapplikation als zeitgemässe Lösung

Eine moderne Unterstützung genau dabei bietet die Web-Applikation IKS Risikomanagement, die Abraxas entwickelt hat. Sie kann herkömmliche Excel-Blätter ersetzen, insbesondere was Effizienz, Qualitätssicherung und Bedienungsfreundlichkeit angeht.

Eine zufriedene Nutzerin der Applikation ist beispielsweise die Thurgauer Stadt Amriswil. «Das Risiko-Tool ist wichtig, um einen Überblick über unsere Haupt- und Teilrisiken zu haben, ebenso eine saubere Dokumentation», erklärt Sandra Spitzli, Leiterin Finanzverwaltung / Pensionskassenverwalterin. Ihre Abteilung hat vor kurzem als erste Nutzerin der Stadtverwaltung die Abraxas-Fachlösung eingeführt. Spitzli lobt, sie sei praktisch selbsterklärend.

Nun seien die Risiken ihrer Abteilung übersichtlich dokumentiert, ebenso habe die Finanzverwaltung den Überblick über die Abläufe und die Kontrollen.

Strukturierte Erfassung mittels Template, einzeln skalierbare Risikofaktoren, die Ablage von unterschiedlichen Dokumenten (Checklisten, Prozesse, Kontrollnachweise etc.) ebenso wie das Reporting der Ergebnisse gehören zu den selbstverständlichen Funktionalitäten der Fachlösung.

Nutzen bei Erfassung, Reporting und Kosten

Aber erst eine wirklich digitale Transformation optimiert das herkömmliche IKS mit Excel oder anderen komplizierten Instrumenten. Nun hat die Amriswiler Verwaltung die Möglichkeit des zeit- und ortsunabhängigen Zugriffs via Browser, automatisch generierte, übersichtliche Reports, oder, so erklärt Spitzli mit ihrer Erfahrung aus der Praxis: «Sehr gut sind auch die automatischen Erinnerungs-Mails, wenn Kontrollen anstehen.»

Mit «IKS Risikomanagement» von Abraxas könne nun auch der Amriswiler Stadtrat seine Führungsverantwortung wahrnehmen, ergänzt sie. Und ein IKS lohne sich für jede Gemeinde, schreibt die Finanzaufsicht des Kantons Aargau: «Der präzise Umgang mit Risiken führt zu einem gezielten und bewussten Ressourceneinsatz und spart Mittel in massivem Umfang.