Vom Scan zur Signatur – digital und integriert
Abraxas APROBO ersetzt ein altes Fachsystem, das bereits durch Abraxas betreut wurde. Die neue Lösung sollte nicht nur schneller, sondern auch medienbruchfrei und interoperabel sein – mit Schnittstellen zu ZEMIS (Zentrales Migrationsinformationssystem des Bundes), SAP und E-Government. Dafür wurden bestehende Abläufe überarbeitet und neu gedacht.
Was heute reinkommt – egal ob Formular oder Brief – wird digitalisiert, automatisch einem Geschäft zugewiesen und im System bearbeitet. Die Signatur und Frankatur erfolgen digital, das Dokument wird anschliessend im System abgelegt.
Kollaboration als Erfolgsfaktor
Die Entwicklung dauerte zweieinhalb Jahre. Von Anfang an bezogen die Projektleitenden Fachpersonen beider Ämter aktiv ein. Anforderungen wurden in Workshops erarbeitet, Testfälle gemeinsam definiert. Der Wechsel auf Microsoft 365 und die Entscheidung, Abraxas APROBO im Rechenzentrum von Abraxas als SaaS zu betreiben, verlangten zusätzliche Koordination. Auch die Migration von Daten und Dokumenten stellte sich als komplexer heraus als erwartet – weil die beiden Ämter mit unterschiedlichen Dokumententypen, IT-Infrastrukturen und Sicherheitsanforderungen arbeiteten.
«Trotz dieser Unterschiede haben wir immer gemeinsam Lösungen gefunden», sagt Markus Wirz. «Das lag auch an der Art der Zusammenarbeit – offen, konstruktiv, partnerschaftlich.»
Mehr Tempo im Alltag
Heute zeigt sich der Nutzen im Tagesgeschäft. Die Trefferliste erscheint bereits bei der Eingabe des Suchbegriffs und das Zusammenführen von Dokumenten für Aktenauszüge gelingt deutlich schneller. Die Fachapplikation bietet keine starren Vorgaben – Mitarbeitende entscheiden selbst, wie sie Geschäftsfälle abwickeln. Die Oberfläche bleibt dabei übersichtlich. Auch für Datenanalysen ist das System vorbereitet: Mit Microsoft Power BI können Auswertungen automatisiert aufbereitet werden – etwa für Medienanfragen oder die politische Steuerung.
Was bleibt – und was kommt
Mit Abraxas APROBO hat der Kanton Basel-Stadt eine modulare Grundlage geschaffen, die sich weiterentwickeln lässt. Künftige Schritte sind bereits geplant: Die Anbindung an EasyGov – den Online-Schalter für Unternehmen – ist in Arbeit. Die Dublettenprüfung bei der Personenerfassung soll optimiert werden, ebenso die Erweiterung des Einbürgerungsprozesses.
In einem nächsten Schritt soll u. a. bei Einvernahmen die Signatur umgesetzt werden, indem Klient:innen die korrekte Wiedergabe ihrer Aussagen und die Dolmetscher:innen die korrekte Übersetzung auf einem Tablet – mittels händischer Signatur – direkt bestätigen. Anschliessend wird das Dokument qualifiziert signiert im System abgelegt.
Die Basisfunktionalitäten von Abraxas APROBO machen es möglich, dass die Fachlösung, unabhängig vom Einsatzgebiet, auch für weitere Stellen der Verwaltung von Interesse sein könnte.
Markus Wirz ist überzeugt vom eingeschlagenen Weg:
