Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen von Grund auf neu gedacht werden.
Aus meiner Sicht ist M365 für das BIT und die Bundesverwaltung eine grosse Chance, die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern zu vereinfachen. Ein Beispiel ist die Möglichkeit, Dokumente auf One Drive zu speichern, für andere Personen freizugeben und gemeinsam zu bearbeiten. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und macht den heute so weit verbreiteten Versand von E-Mail-Anhängen obsolet. Ein weiteres Beispiel ist die Anwendung Forms, mit der es künftig möglich sein wird, ohne Zusatzsoftware Formulare oder Umfragen zu erstellen und integrierte Analysemöglichkeiten zur Auswertung der Antworten zu nutzen.
M365 beinhaltet weit mehr als die bisherige Büroautomationsumgebung. Bisher umfasste die Standard-Büroautomation in der Bundesinformatik hauptsächlich die Microsoft-Office-Palette, Telefonie und den Fernzugriff über VPN aufs Bundesnetz. Kurz gesagt, die Anwendungen, die jeder braucht, um seine tägliche Arbeit im Büro zu erledigen. Für andere Geschäftsprozesse kommen bei Bedarf separate Fachanwendungen zum Einsatz. Mit den neuen Möglichkeiten von M365 verschwimmen diese starren Grenzen. So wird es künftig technisch möglich sein, dass Benutzer/-innen ohne Programmierkenntnisse kleinere, individuelle Anwendungen erstellen und nutzen können.
Für das BIT bringt dieser Wechsel aber auch einige Herausforderungen mit sich. Die Zusammenarbeit wird sich durch die schwindende klare Abgrenzung zwischen den Fachbereichen verändern – bisher geltende Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen von Grund auf neu gedacht werden. Ein Beispiel: Mitarbeitende, die bisher Büroautomations-Services auf eigenen Servern betrieben haben, werden künftig die Funktionalität von Cloud-Services sicherstellen und den Betrieb monitoren.
Auch der Betrieb von M365 parallel zur bisherigen Infrastruktur ist herausfordernd: Es ist ja nicht so, dass wir von einer Technologie zu einer neuen wechseln, sondern dass wir bis mindestens 2026 beide Plattformen betreiben. Das heisst, dass bei den Betriebsteams gleichzeitig Arbeiten in der alten sowie in der neuen Welt anfallen, was hohe Anforderungen an die Mitarbeitenden stellt.
Ein weiterer Punkt sind die viel kürzeren Releasezyklen, mit denen wir künftig konfrontiert sind. Das hat für uns als Leistungserbringer wie aber auch für die Kunden zur Konsequenz, dass die Zeitfenster für Kompatibilitätstests der Fachanwendungen viel kürzer werden und es weniger Flexibilität gibt, Releases zeitlich aufzuschieben.
Mit der Einführung von M365 werden noch einige BIT-internen Abläufe neu zu regeln oder anzupassen sein. Einerseits gilt es, die Chancen der neuen Technologie für schlankere Abläufe und eine effizientere Zusammenarbeit dank neuer Tools zu nutzen, andererseits aber auch sicherzustellen, dass eine der Bundesverwaltung angemessene Governance durchgesetzt wird. Ich bin überzeugt, dass es sich angesichts der Möglichkeiten lohnt, den eingeschlagenen Weg weiterzugehen.
