«Wir haben uns bewusst für ein Schweizer Produkt entschieden»
Die Anforderungen waren klar: Eine moderne ERP-Lösung, die mit den Bedürfnissen wächst. Eine Software, die Finanz- und Personalprozesse abdeckt und mit dem bestehenden CRM kommuniziert. Und: Die Datenhaltung musste in der Schweiz erfolgen – nicht zuletzt wegen verschärfter Datenschutzgesetze.
Die Wahl fiel auf Abacus Business Software. Gemeinsam mit Abraxas als Vertriebspartnerin begann der SAC die Einführung der neuen Lösung – ein Projekt, das in einem Jahr umgesetzt wurde und heute die zentrale Basis für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Budgetierung und Personalmanagement bildet.
Schnittstelle für mehr Automatisierung
Im Zentrum der technischen Umsetzung stand die Anbindung an das bestehende CRM-System. Abraxas entwickelte dafür eine eigens abgestimmte REST-API, die heute Kurs- und Mitgliedschaftsdaten direkt an die Auftragsbearbeitung in Abraxas ABACUS übergibt. Dort laufen die Informationen automatisiert weiter – Rechnungen inklusive.
«Zu Jahresbeginn haben wir damit rund 136'500 Rechnungen und Mitgliederausweise verschickt – automatisch und korrekt verbucht», sagt Nathalie König, die SAC-Projektleiterin. Und wenn einmal ein Papierdokument nötig ist, übernimmt das Produktionszentrum von Abraxas in St. Gallen-Winkeln Druck und Versand.
Weniger Papier, mehr Nachvollziehbarkeit
Ein wesentlicher Fortschritt liegt im internen Handling: Das Kreditorenmanagement wurde komplett digitalisiert. Freigaben, die früher auf Papier zirkulierten, laufen heute systemgestützt und sind jederzeit einsehbar – auch Monate später. Mitarbeitende stempeln ihre Arbeitszeit direkt per Smartphone oder je nach Vorlieben auf der Desktop-Version. Auch Absenzen, Ferien oder Lohnabrechnungen lassen sich mobil abrufen.
«Früher habe ich im Treppenhaus oft realisiert, dass ich nicht ausgestempelt habe», sagt König. «Heute mache ich das einfach mit dem Handy – ein echter Fortschritt.»
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Neben der Technik spielte auch die Zusammenarbeit mit Abraxas eine zentrale Rolle: «Viele reden von Agilität – Abraxas hat sie wirklich gelebt. Ich konnte jederzeit meine Fragen stellen, ohne ein Meeting buchen zu müssen», so König.
Wer heute ein vergleichbares Projekt plant, dem rät sie, interne Ressourcen frühzeitig zu sichern – und sich mit Organisationen auszutauschen, die bereits ähnliche Wege gegangen sind. Für den SAC war das ERP-Projekt mehr als eine technische Umstellung. Es war ein Schritt hin zu mehr Klarheit, Komfort – und Zukunftsfähigkeit.
