Denn der digitale Wandel wird nicht nur von inneren Notwendigkeiten wie Kostendruck und Optimierungspotenzialen bestimmt. Er wird genauso stark geprägt von den sich ändernden Anforderungen von Bevölkerung und Unternehmen. Dieser Druck von aussen wird schliesslich von Informatikchefs und Digitalisierungsverantwortlichen wiederholt als Grund für den digitalen Wandel genannt. So sagt beispielsweise Andreas Németh, Direktor Organisation und Informatik (OIZ) der Stadt Zürich, auf die Frage, weshalb Verwaltungen in Sachen digitale Transformation handeln müssen: «Menschen wollen heute einfache, digitale und barrierefreie Dienstleistungen, die sie jederzeit nutzen können. Wer gute Lösungen anbietet, gewinnt Effizienz, Glaubwürdigkeit und Attraktivität als Arbeitgeberin.» Es gehe darum, den Veränderungsdruck nicht als Bedrohung zu sehen, sondern als Chance zur Gestaltung.
Ähnlich sieht das Barbara Berger, Geschäftsführerin von Informatik Schaffhausen: «Gerade weil die Erwartungen der Bevölkerung an digitale Services kontinuierlich steigen, ist es unerlässlich, Prozesse neu zu designen und abgestimmte digitale Lösungen zwischen Kanton und Gemeinden anzubieten, um Synergien zu schaffen und Medienbrüche zu vermeiden.» Die digitale Transformation sei ein Muss, weil bestehende Abläufe oft nicht mehr zeitgemäss seien; die Komplexität und der Aufwand bestehende Prozesse anzubieten hoch; und Standardisierungspotenziale ausgeschöpft werden sollten.
Manfred Jungo, Abteilungschef Digital Services bei Bundesamt für Strassen Astra, nennt als Beispiel des politischen Willens das Prinzip «Digital First» des Bundesgesetz über den Einsatz elektronischer Mittel zur Erfüllung von Behördenaufgaben EMBAG. «Ohne Automatisierung und digitale Prozesse wird es schlicht nicht mehr möglich sein, alle Verwaltungsleistungen zu erbringen», so Jungo. Hinzu komme der zunehmende Druck auf die Kosteneffizienz und dass ohne digitale Strukturen die Verwaltung im Krisenfall handlungsunfähig würde. Ausserdem würde eine Verwaltung, die sich nicht transformiert, immer bürokratischer, langsamer und unattraktiver. «Die Erwartung ist klar, dass viele Behördenleistungen digital erbracht werden.»
Sven Ihl, Leiter Informatikdienste und CIO der Stadt St. Gallen, sagt: «Aus der Perspektive der Kundschaft hat die Verwaltung Nachholbedarf. Ausserdem ermöglicht die digitale Transformation es Verwaltungen, Durchlaufzeiten der Amtsgeschäfte stark zu reduzieren, Fehlerraten durch Automatisierung und Standardisierung zu senken sowie Effizienzgewinne zu erzielen.» Schliesslich trage die Digitalisierung zumindest teilweise zur Lösung des bestehenden Fachkräftemangels bei.
Urs Truttmann, Chief Digital Officer der Stadt Luzern, bringt es auf den Punkt: «Je länger eine Verwaltung zuwartet, umso teurer und aufwendiger wird es. Die Prozesse sind stetig im Wandel und müssen identifiziert, analysiert und angepasst werden.» Schlussendlich gehe es darum, einen strukturierten und kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren.
Für Verwaltungen bedeutet die Verinnerlichung der Kübler-Ross-Kurve des Wandels: Nicht zuwarten, bis der Veränderungsdruck von aussen unbeherrschbar wird – besser rechtzeitig selbst den Takt setzen.
