Folgende acht Schritte sind zu planen, wenn die Reise in die Cloud für Verwaltungen erfolgreich verlaufen soll:
- Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der Gemeindeverwaltung in Bezug auf IT-Systeme und -Anwendungen (Assessment). Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Funktionen, Tools, (Fach-)Anwendungen und Daten, die in der M365-Umgebung benötigt werden.
- Ressourcenplanung: Ermitteln Sie die erforderlichen Ressourcen wie Personal, Budget und Zeitrahmen für die Migration. Berücksichtigen Sie dabei sowohl interne Ressourcen als auch die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
- Datenmigration: Entwickeln Sie einen detaillierten Plan für die Migration der vorhandenen Daten in die M365-Umgebung. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten, wie E-Mails, Dokumente, Kalender und Kontakte, korrekt, vollständig und sicher übertragen werden.
- Sicherheit und Datenschutz: Prüfen Sie die Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien von Microsoft M365 und stellen Sie sicher, dass sie den gesetzlichen Anforderungen der Schweiz für die öffentliche Hand entsprechen. Erstellen Sie die notwendigen Schutzbedarfsanalysen und Nutzungskonzepte und implementieren Sie darauf aufbauend die erforderlichen Sicherheitsmassnahmen, wie z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen.
- Kommunikation und Change-Management: Informieren Sie die Mitarbeitenden über den bevorstehenden Migrationsprozess und die damit verbundenen Veränderungen und die mit der Umstellung angestrebten Ziele. Stellen Sie sicher, dass sie über den Zeitplan, die Schulungsmassnahmen und die Supportkanäle informiert sind. Kommunizieren Sie regelmässig und transparent, um Widerstände und Missverständnisse zu vermeiden.
- Schulung: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung mit den grundlegenden Funktionen und der Nutzung der Microsoft M365-Umgebung vertraut sind. Planen Sie Schulungen oder Schulungsprogramme (sogenannte User-Adoption), um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die erforderlichen Fähigkeiten haben, um effektiv, sicher und effizient mit den neuen Tools und Anwendungen umzugehen.
- Testen und Überprüfen: Führen Sie umfangreiche Tests im Rahmen eines Piloten mit Early Adopters durch, um sicherzustellen, dass alle Funktionen und Anwendungen in der M365-Umgebung ordnungsgemäss funktionieren. Identifizieren Sie potenzielle Probleme oder Inkompatibilitäten frühzeitig und beheben Sie sie vor der endgültigen Migration.
- Projektmanagement: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen. Weisen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu und stellen Sie sicher, dass das Projektteam eng zusammenarbeitet, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten.
Es ist wichtig anzumerken, dass jede Gemeindeverwaltung spezifische Anforderungen und Bedürfnisse haben kann. Wir empfehlen Ihnen, sich auch von Anfang an mit erfahrenen IT-Experten und Beratern, welche die Erfahrung über Planung, Einführung und Betrieb von Microsoft-Cloud-Lösungen wie M365 nachgewiesenermassen mitbringen, in Verbindung zu setzen, um eine massgeschneiderte Migration zu gewährleisten.
