Mit Microsoft 365 beginnt ein neues Kapitel. Teams, SharePoint, Planner oder OneDrive ermöglichen es, standortübergreifend zusammenzuarbeiten, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und Projekte transparent zu steuern. Die Arbeitsweise wird flexibler, schneller und effizienter – ohne Medienbrüche, ohne komplizierte IT-Prozesse. Gemeinden gewinnen dadurch mehr Übersicht, mehr Reaktionsfähigkeit und mehr Nähe zu ihren Bürgerinnen und Bürgern.
Mehr Sicherheit in der Cloud notwendig
Mit M365 verlagert sich die Arbeit in die Cloud – und damit ins Internet. Das bringt neue Möglichkeiten, aber auch neue Sicherheitsanforderungen. Der Schutz von Daten endet nicht mehr am Gebäuderand. Microsoft bietet starke Sicherheitsmechanismen, aber der sichere Betrieb gelingt nur mit einem durchdachten Konzept: Rollenbasierte Zugriffe, Sensibilisierung der Mitarbeitenden und technische Schutzmassnahmen gehören ebenso dazu wie ein klares Verständnis für die Risiken. Abraxas bringt hier praxiserprobte Architektur, Methoden und Begleitung mit – abgestimmt auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors.
Evergreen bedeutet: Lernen ist Teil des Systems
M365 wird kontinuierlich weiterentwickelt – ohne grosse Versionssprünge. Neue Funktionen tauchen monatlich auf, bestehende verändern sich. Dieser Evergreen-Modus ist ein grosser Vorteil – aber auch eine Herausforderung. Gemeinden brauchen dafür ein durchdachtes Nutzungskonzept, das festlegt, welche Tools wie verwendet werden, wo Daten liegen sollen, und wie Zusammenarbeit funktioniert.
Ebenso wichtig ist die kontinuierliche Schulung der Mitarbeitenden. Neue Funktionen müssen verständlich erklärt und eingeübt werden – sei es in Workshops, Onboarding-Trainings oder durch interne Multiplikatoren. Nur so gelingt die langfristige und sichere Nutzung der Plattform.
Copilot: KI im Gemeindealltag
Ein gutes Beispiel für den Wandel durch M365 ist Microsoft Copilot – der KI-Assistent, der direkt in Word, Outlook oder Teams eingebunden ist. Copilot hilft beim Verfassen von Texten, dem Protokollieren von Sitzungen, dem Analysieren von Daten oder dem Vorbereiten von Präsentationen – direkt aus dem Arbeitsfluss heraus. Aber auch hier gilt: Nur wer versteht, was die KI kann – und was nicht –, nutzt sie sinnvoll. Schulung und Begleitung sind deshalb auch hier unerlässlich.
