Digitalisierungs-Projekte brauchen Flexibilität bei den Mitarbeitenden, beim System und beim Partner.
… und öffentlicher Hand
Auch Städte und Gemeinden konnten sich bereits von der Kompetenz des Abacus-Teams bei Abraxas überzeugen. Zum Beispiel Bischofszell. Die Rosenstadt im Kanton Thurgau war 2019 Pilotkunde im Gemeindeumfeld für die Einführung von Abacus Lohn und Abacus Zeiterfassung. Oberstes finanzielles Ziel für eine Verwaltung ist es, die öffentlichen Aufgaben mit einer möglichst geringen Steuerbelastung für die Einwohner zu erfüllen, ist Pascal Eichmann, Leiter Finanzen und Steuern der Stadt Bischofszell, überzeugt. «Wirtschaftliche Prozesse sind hier ein zentraler Erfolgsfaktor.» Die Abläufe bei der Zeiterfassung galt es in Bischofszell zu verbessern: «Wir haben zuvor mit Excel gearbeitet, alles war sehr händisch», berichtet Eichmann. «Wir hatten ganz viele manuelle Arbeitsschritte im Prozess, die mit vielen nicht produktiven Stunden verbunden waren.» Dieses Effizienzpotenzial konnte die Stadt dank Abraxas jetzt ausschöpfen. «Wir haben alle unsere Ziele erreicht: Wir wollten mehr Automatisierung, wir wollten einen weiteren Schritt ins digitale Zeitalter gehen, und wir wollten unsere Prozesse effizienter gestalten.» Auf rund 40 bis 50 Stunden pro Jahr beziffert Eichmann die Zeitersparnis durch die digitale Zeiterfassung. Diese sei vor allem im HR spürbar. Die Vorteile für die Mitarbeitenden liegen dabei in erster Linie nicht beim Stempeln, sondern in der Verfügbarkeit von tagesaktuellen Ferien- und Überstundensaldi – was auch stark zur Akzeptanz beigetragen habe.
Worauf es ankommt: Flexibilität
Für Eichmann waren drei Faktoren entscheidend für den Erfolg, die er als Learnings aus dem Projekt mitnimmt. Es braucht Flexibilität bei den Mitarbeitenden, beim System und beim Partner. Indem man die Mitarbeitenden früh ins Projekt einbezieht und ihnen die Ziele erklärt, schafft man die Bereitschaft, sich auf etwas Neues einzulassen. Zweitens muss sich die gewählte Lösung auf die vorhandenen Rahmenbedingungen einstellen können. «Man kann nicht einfach ein 08/15-System nehmen und über eine Organisation drüberstülpen. Dieses muss man anpassen können. Das kann man mit der Abacus Zeiterfassung gut machen – beispielsweise bei unseren verschiedenen Zeitmodellen.» Drittens braucht es einen innovativen und flexiblen Partner, der immer eine Lösung zu finden versucht und diese nicht von vornherein ausschliesst: «Diesen Partner haben wir in Abraxas gefunden.»
