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Die Facetten der digitalen Verwaltung

Marion Loher

Die Verwaltungen von Bund, Kantonen und Gemeinden bieten heute zwar viele Informationen und Dienstleistungen auch elektronisch an. Doch die digitale Schweiz steht erst an der Schwelle: Die digitalen Behördenleistungen müssen durchgängiger, schneller und günstiger angeboten werden. Ziel ist eine administrative Entlastung der Behörden durch Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung.

Der Bundesrat hat Anfang September 2018 die Strategie «Digitale Schweiz» verabschiedet. Diese Strategie umfasst neun Aktionsfelder, wobei das Aktionsfeld «E-Government und Politische Partizipation» der digitalen Verwaltung gewidmet ist. Ziele der digitalen Verwaltung sind, dass Behörden und Wirtschaft ihre Behördengeschäfte effizient elektronisch abwickeln können, Basismodule und Infrastruktur für eine flächendeckende Ausbreitung der digitalen Verwaltung bereit stehen und die Vernetzung über alle föderalen Ebenen gestärkt wird.

Mit der Tell Tax-App geht die Steuererklärung ganz einfach von der Hand.

Diese Ziele werden in der nationalen E-Government-Strategie ausdifferenziert und ergänzt. Aktuell setzen Bund, Kantone und Gemeinden die E-Government-Strategie 2016-2019 um. «In diesem Zusammenhang werden Services wie der E-Umzug oder das E-Voting ausgebreitet, Grundlagen wie der Rechtsrahmen für die staatlich anerkannte elektronische Identität (E-ID) erarbeitet und Infrastrukturen wie das Unternehmensportal EasyGov.swiss oder die Betriebsgesellschaft eOperations Schweiz AG aufgebaut», sagt Anna Faoro, stellvertretende Leiterin der Geschäftsstelle E-Government Schweiz. Die Verwaltung will damit erreichen, dass der Bevölkerung und der Wirtschaft möglichst einfache, über die digitalen Kanäle stets erreichbare Dienste angeboten werden, um so die Dienstleistungsqualität zu verbessern.

Die Verwaltung will Bevölkerung und Wirtschaft möglichst einfache, digital stets erreichbare Dienste anbieten.
Anna Faoro, E-Government Schweiz

Heutige E-Services…

Bereits heute bieten Bund, Kantone und Gemeinden eine Vielzahl ihrer Informationen und Dienste elektronisch an. Damit kommen sie einem Bedürfnis von Bevölkerung und Wirtschaft nach. Wie es in der nationalen E-Government-Studie von 2017 heisst, nutzt gut die Hälfte der Bevölkerung eine bis zwei Behördendienstleistungen pro Jahr und 33% der befragten Unternehmen geben an, alle oder fast alle Behördengeschäfte online zu erledigen, 35% tätigen ungefähr die Hälfte ihrer Geschäfte auf elektronischem Weg.

Der am meisten genutzte E-Service ist gemäss Studie das Ausfüllen der Steuererklärung: Mehr als zwei Drittel der Befragten und 47 Prozent der Unternehmen erledigen ihre Steuererklärung elektronisch. Generell würde sich die Bevölkerung ein breiteres Angebot an digitalem Service Public wünschen.

Generell ist die Zufriedenheit der Bevölkerung (67%) und der Wirtschaft (69%) mit dem Online-Angebot der Behörden hoch, sie würden sich gemäss Studie allerdings ein breiteres Angebot an Verwaltungsleistungen im Internet wünschen. Beispielsweise geben 64 Prozent der Befragten an, dass sie verlorene Gegenstände gerne elektronisch melden respektive suchen würden, diese Dienstleistung aber von über der Hälfte der Gemeinden nicht online angeboten werde. Ähnlich sieht es beim E-Voting, bei der elektronischen Stimmabgabe an Wahlen und Abstimmungen aus. 67% der Befragten würden dieses Angebot nutzen, doch in fast 80% der Kantone wird es nicht angeboten.

… am Beispiel IMPOSTO-Steuerveranlangung…

Innerhalb der Verwaltung liegt der Fokus beim E-Government auf der Prozessoptimierung und der Effizienzsteigerung durch Automatisierung. Solche Automatisierungsschritte kommen unter anderem in kantonalen Steuerämtern vor, wo der elektronische Veranlagungsprozess durch eine automatisierte Prüfung ergänzt wurde. Die Abraxas Informatik AG hat zusammen mit dem kantonalen Steueramt St.Gallen die Fachapplikation IMPOSTO Veranlagung entwickelt. Sie ermöglicht ein äusserst effizientes Veranlagungsverfahren: Dank diverser Automatismen werden die Mitarbeitenden der Steuerämter in den standardisierten Abläufen entlastet.

Die Veranlagungs-Fachapplikation wurde im Kanton St.Gallen vor gut vier Jahren eingeführt, im Tessin vor rund zehn Monaten unter dem Namen TRIBUTUM. «An Spitzentagen wie zwischen Mitte Februar und Ende März laufen in St.Gallen zwischen 4000 und 4500 Veranlagungen über die Fachapplikation», sagt Martin Fritschi, Leiter Produkt- und Projektmanagement Steuerlösungen bei der Abraxas Informatik AG. Im Kanton Tessin liegt das Volumen zu Spitzenzeiten in einem ähnlichen Bereich, wobei dort zusammen mit dem Fullscanning bereits die Basis für eine vollständige digitale Veranlagungsbearbeitung gegeben ist.

An Spitzentagen überprüft IMPOSTO rund 4000 Steuererklärungen.
Martin Fritschi, Abraxas

Zentrales Element der Fachapplikation IMPOSTO ist die nutzerfreundliche, prozessorientierte Handhabung. Eine kontextsensitive Benutzeroberfläche führt die Nutzerinnen und Nutzer durch den gesamten Veranlagungsprozess und zeigt an, was zu kontrollieren, erfassen oder bearbeiten ist. «Die Benutzeroberfläche ist stark darauf ausgerichtet, dass der Anwender so wenige Klicks wie möglich machen muss», erklärt Martin Fritschi. Die Bearbeitung der Steuererklärung funktioniert nach einem Ampelsystem, das durch ein Regelwerk gesteuert wird. «Das Ampelsystem zeigt den Mitarbeitenden an, ob alle Regeln des Regelwerks eingehalten sind, ob Abweichungen bestehen oder gar ein Regelverstoss vorliegt.»

IMPOSTO wird von den IT-Experten laufend weiterentwickelt, insbesondere im Bereich Daten- und Meldungsaustausch konnten bereits diverse Automatisierungen umgesetzt werden. So können beispielsweise für den Veranlagungsprozess IK-Auszüge automatisch und voll elektronisch bei der Sozialversicherungsanstalt St.Gallen bestellt werden und das Resultat kann innerhalb von IMPOSTO verarbeitet werden. Organisationen, die auf gesetzlicher Basis Auskunft über Steuerinformationen erhalten, können diese über eine ergänzende Webapplikation direkt abfragen. Die bis dato üblichen Anfragen auf Papier oder Telefon entfallen für das Steueramt vollständig.

… und Steuerbeleg-Scanning mittels Tell Tax-App

Auch mit der Erfassung der Steuerbelege mittels Smartphone findet eine Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung statt. Hierfür hat die Abraxas Informatik AG im Auftrag der kantonalen Steuerverwaltung Wallis die Tell Tax-App entwickelt. Die App ist eine mobile Anwendung, welche die Steuerpflichtigen nutzen können, um die Belege für die Steuererklärung laufend einzuscannen und in die elektronische Steuererklärung zu importieren. Die Zwischenbilanz rund eineinhalb Jahre nach dem Start fällt gemäss Peter Brändle, Leiter tax Steuerlösungen der Abraxas Informatik AG, positiv aus. «Dank der sanften Einführungsphase konnten Erfahrungen gesammelt und diverse Verbesserungen realisiert werden, wie etwa die Erhöhung der Scan-Qualität oder eine breitere Abdeckung der unterstützten Geräte.»

Mit der Tell Tax-App können User ganz einfach Belege scannen und in die Steuererklärung integrieren.
Peter Brändle, Abraxas

Die Tell Tax-App hat aber nicht nur für die Steuerpflichtigen Vorteile. «Mit Tell Tax wird der Anteil an elektronischen Beilagen steigen. Für die Steuerverwaltung bedeutet das vor allem eine Kosteneinsparung, da die Steuerverwaltung weniger Belege einscannen und kategorisieren muss.» Gespeichert werden die Belege einerseits auf dem mobilen Endgerät, andererseits auf einem sicheren TrustDrive-Cloud-Server bei Abraxas in der Schweiz. «Die Übertragung von und zu diesem TrustDrive-Cloud-Server findet über eine sichere Internet-Verbindung analog dem E-Banking statt», sagt Peter Brändle. «Zur Datenhaltung auf dem TrustDrive-Cloud-Server wird eine sicherheitsgeprüfte Lösung eingesetzt.»

Für die Steuerperiode 2018 sind verschiedene Neuerungen geplant: «Beim «ad-hoc»-Scanning beispielsweise kann man neu während des Ausfüllens der Steuererklärung einen Tell Tax-Beleg erstellen und diesen sogleich in die Steuererklärung integrieren, ohne sich im Tell Tax einloggen zu müssen», sagt Peter Brändle. Eine weitere Neuerung ist die Unterstützung mehrerer «Dossiers» pro Tell Tax-User. «Damit kann man nicht nur die eigenen Belege sammeln, sondern auch die von Steuerpflichtigen, für die man die Steuererklärung ebenfalls erstellt.» Neu ist auch das manuelle Auslösen von Fotos sowie das iSoft-Logout, eine temporäre Trennung vom zentralen TrustDrive-Cloud-Datenspeicher. Bislang ist das Wallis der einzige Kanton, der die Tell Tax einsetzt. Einige weitere Kantone zeigen allerdings Interesse.

Digitale Schweiz steht erst am Anfang…

Bei der E-Partizipation geht es darum, dass Bevölkerung und Wirtschaft für die politische Mitwirkung elektronische Kanäle nutzen können. Gemeint sind damit alle internetgestützten Verfahren, die den Bürgerinnen und Bürgern eine Beteiligung an den politischen Prozessen ermöglichen. Da die Bundesverwaltung im Vergleich zu den anderen föderalen Ebenen nur wenig direkten Kontakt zu den Einwohnerinnen und Einwohnern der Schweiz hat, steht gemäss Sabine Brenner von der Geschäftsstelle Digitale Schweiz im Bundesamt für Kommunikation (BAKOM) derzeit weniger die E-Partizipation im Zentrum ihrer Aktivitäten als vielmehr der Ausbau der elektronischen Stimmabgabe. Diese wird im Rahmen der E-Government-Strategie Schweiz in Zusammenarbeit mit den Kantonen realisiert. Heute bieten zehn Kantone E-Voting an. Für Städte und Gemeinden sowie die Kantone mit ihren vielzähligen Kontaktpunkten zur Bevölkerung und der Wirtschaft stellt sich vermehrt die Frage der E-Partizipation. «Allerdings ist hier schweizweit noch keine flächendeckende Entwicklung auszumachen», sagt Sabine Brenner.

Bei der E-Partizipation ist keine flächendeckende Entwicklung auszumachen.
Sabine Brenner, Geschäftsstelle Digitale Schweiz

So nutze beispielsweise der Kanton Genf die Living Lab-Methode im Rahmen des Genève Lab, um komplexe Fragestellungen unter Beteiligung der Bevölkerung anzugehen und Lösungen zu erarbeiten. Ein wichtiger Teil der digitalen Verwaltung sind auch Open Innovation, die eng mit der E-Partizipation verwandt ist, und Big Data. Für Bund, aber auch Kantone, Städte und Gemeinden ist es wichtig, den Zugang zu offenen Behördendaten sicherzustellen. «Die Open Government Data-Strategie Schweiz 2014-2018 wurde dieses Jahr revidiert und wird demnächst vom Bundesrat verabschiedet», sagt Sabine Brenner. Auch der Zugang und die Möglichkeiten zur Wiederverwendung von Daten bundesnaher Unternehmen und von Forschungsdaten, die mit öffentlichen Mitteln erhoben wurden, sollen in den nächsten Jahren ausgebaut werden.

… und vor grossen Herausforderungen

Gemäss der Studie The Global Innovation Index 2017 entwickelt sich das Online-Angebot der Schweizer Behörden stetig, ist aber im internationalen Vergleich nur durchschnittlich ausgebaut (60% des maximal erreichbaren Wertes und Rang 64 von 127 im internationalen Vergleich). Geht es um die Möglichkeiten zur Interaktion zwischen Staat und Bevölkerung, liegt die Schweiz noch weiter zurück, auf Rang 70.

Die Schweiz verfügt erst über wenige Basisdienste für die elektronische Verwaltung
Anna Faoro, E-Government Schweiz

«Mit der Ausbreitung der elektronischen Identität ab 2021 wird hier ein wichtiger Fortschritt erzielt werden.», sagt Anna Faoro, stellvertretende Leiterin der Geschäftsstelle E-Government Schweiz. «Internationale Studien zeigen, dass die im E-Government führenden Staaten auf sehr gute Basisdienste, wie etwa die staatliche «digitale Post», also Kanäle für den elektronischen Versand von Informationen und Dokumenten zwischen Staat und Bevölkerung oder Unternehmen, zurückgreifen können.» Der Ausbau von Basisdiensten soll in der E-Government-Strategie Schweiz 2020-2023 fortgesetzt werden.

Quellen: www.egovernment.ch/nationale-studie